Blog
Blog
Actuele berichten, handige tips en meer info over ons bedrijf.
06-07-2023
Alles over de werkkostenregeling (WKR): vrije ruimte, gerichte vrijstelling en nihilwaardering
Ontdek de wereld van mogelijkheden die de werkkostenregeling (WKR) biedt om jouw medewerkers in de watten te leggen. Met de WKR kun je ze af en toe een welverdiend extraatje geven, zonder dat het fiscale consequenties heeft. Denk aan het organiseren van interne trainingen of het creëren van een gezellige en inspirerende werkomgeving met leuke voorzieningen. In deze blog vertellen we je meer over de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en de nihilwaardering.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De werkkostenregeling (WKR) is in 2011 ingevoerd om de wirwar van ingewikkelde voorschriften en regelgeving met betrekking tot vergoedingen voor werkgevers te vereenvoudigen. De WKR omvat alles wat je aan je medewerker geeft of vergoedt. De onbelaste vergoedingen vallen onder de vrije ruimte. Maar niet alles valt hieronder. Je hebt ook nog de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen die onder de WKR vallen.
Meer over de vrije ruimte
Het bedrag dat je onbelast mag besteden aan de extra’s van je medewerkers, noemen we de vrije ruimte. De hoeveelheid hiervan wordt elk jaar opnieuw bepaald op basis van het totale fiscale loon. In 2023 is de vrije ruimte 3,0% van het totale fiscale loon tot en met €400.000. Alles wat hierboven valt is een stuk minder: 1,18%.
Let op! Zodra je boven de grens komt van je vrije ruimte, betaal je 80% belasting. Dus maak op tijd een plan, zodat je zeker weet dat je binnen de grenzen blijft.
Waaraan mag je je vrije ruimte besteden?
Als werkgever heb je de vrijheid om zelf te bepalen aan welke extra’s je de vrije ruimte besteedt, als het maar aan je medewerkers is! Denk bijvoorbeeld aan cadeaubonnen, sportabonnementen en kerstpakketten. Om misbruik te voorkomen, is er een eis gesteld in de vorm van de gebruikelijkheidstoets. Die bepaalt dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Ook is er een jaarlijkse limiet per medewerker van €2.400,-.
De vrije ruimte gaat sneller op dan je denkt, dus het is handig om op tijd goed na te denken over hoe je ‘m gaat inzetten en hier een plan voor te maken. Gelukkig zijn er ook een aantal regelingen die standaard belastingvrij zijn, dat zijn de gerichte vrijstellingen. Daarnaast is het soms mogelijk om bepaalde kosten op nihilwaardering te zetten. Dit heeft geen invloed op je vrije ruimte. Zeker de moeite waard dus, om goed naar te kijken te profiteren van de mogelijkheden!
Meer over de gerichte vrijstelling
Er zijn een aantal gerichte vrijstellingen, die niet ten koste gaan van je vrije ruimte. Het zijn veelvoorkomende en gangbare vergoedingen die vaak door werkgevers worden aangeboden. Voorbeelden hiervan zijn de vergoeding voor reiskosten, thuiswerken en persoonlijke ontwikkeling.
Wat is dan een nihilwaardering?
Er zijn een aantal gerichte vrijstellingen, die niet ten koste gaan van je vrije ruimte. Het zijn veelvoorkomende en gangbare vergoedingen die vaak door werkgevers worden aangeboden. Voorbeelden hiervan zijn de vergoeding voor reiskosten, thuiswerken en persoonlijke ontwikkeling.
Dit valt onder de nihilwaardering
Om te bepalen of iets onder de nihilwaardering valt, staat het begrip ‘werkplek’ in het middelpunt. Alleen de voorzieningen die je medewerker daadwerkelijk op de werkplek gebruikt, mogen op nihil gewaardeerd worden.
Bijvoorbeeld:
- Goede werkvoorzieningen, zoals ergonomische bureaustoelen en verstelbare tafels;
- Consumpties zoals fruit en gezonde dranken (behalve maaltijden, dat valt erbuiten);
- Een ruimte om te ontspannen met bijvoorbeeld een tafelvoetbal- of pooltafel;
- Voorzieningen die de thuiswerkplek van je medewerker comfortabeler maken.
Maar bijvoorbeeld ook als je een etentje, teambuildingactiviteit of interne training organiseert op je eigen locatie. Alles wat op de werkvloer gebeurt mag je opvoeren als nihilwaardering.
Twijfel je waar je je uitgaven moet opvoeren?
Hoewel de regels zijn vereenvoudigd, kan het nog steeds ingewikkeld zijn om te bepalen welke kosten je waar moet/mag opvoeren. Elke situatie is uniek, dus het is begrijpelijk dat je af en toe in de war raakt. Als je twijfelt, is het een goed idee om contact op te nemen met je boekhouder. Die helpt je om er zeker van te zijn dat je niets over het hoofd ziet.
Plan een online kennismaking in met De Administratie
Heb je behoefte aan extra ondersteuning bij jouw salarisadministratie, boekhouding of fiscale vraagstukken? Misschien is een samenwerking met ons iets voor jou. Plan een online kennismaking in en ontdek wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen.
