Blog

Actuele berichten, handige tips en meer info over ons bedrijf.

03-06-2025

Reiskostenvergoeding tijdens vakantie van je medewerkers

Heb je een personeel in dienst, dan is de reiskostenvergoeding waarschijnlijk een vast onderdeel van je beleid. Juist in de vakantieperiode is het belangrijk om te weten hoe je hier als werkgever slim en correct mee omgaat. Medewerkers gaan op vakantie, gebruiken de auto van de zaak of maken kosten in het buitenland. Dit heeft direct gevolgen voor je administratie, je fiscale positie én de tevredenheid binnen je team. In dit artikel lees je waar je op moet letten rondom de reiskostenvergoeding, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en jouw personeelsbeleid soepel blijft lopen.

De auto van de zaak tijdens vakantie: de regels

Verklaring geen privégebruik: let op de 500 kilometergrens

Heeft een medewerker een auto van de zaak zonder bijtelling, omdat hij of zij een verklaring geen privégebruik heeft afgegeven? Dan is het essentieel om als werkgever te bewaken dat de 500 kilometergrens voor privégebruik niet wordt overschreden. Vakantieritten met de auto van de zaak tellen volledig mee als privégebruik. Overschrijdt je medewerker deze grens, dan moet alsnog over het hele jaar bijtelling worden betaald. Jij bent niet verantwoordelijk voor de kilometerregistratie, maar het is verstandig je team hier actief op te wijzen en duidelijke afspraken te maken.

Medewerkers met bijtelling: op vakantie met de auto van de zaak

Betaalt jouw medewerker bijtelling, dan mag hij of zij met de auto van de zaak op vakantie. Als werkgever mag je buitenlandse tankkosten alleen in mindering brengen op de bijtelling als je hier vooraf schriftelijke afspraken over hebt gemaakt. Zorg dat deze afspraken goed zijn vastgelegd en instrueer je medewerkers om alle tankbonnen te bewaren. Zonder bonnen en schriftelijke overeenkomst is aftrek niet toegestaan.

Medewerker op vakantie met een andere leaseauto van de zaak

Soms kiest een medewerker ervoor om tijdelijk een andere leaseauto van de zaak te gebruiken, bijvoorbeeld een grotere auto voor de vakantie. In dat geval wordt de bijtelling voor de eigen auto stopgezet en tijdelijk omgezet naar de bijtelling voor de andere auto. Wordt de eigen auto niet ingeleverd, dan kan het zijn dat je voor beide auto’s bijtelling moet toepassen. Dit gebeurt als:

De 500 kilometergrens voor privégebruik met de tijdelijke auto wordt overschreden;
Als meer dan één persoon in het gezin een rijbewijs heeft, waardoor beide auto’s gebruikt kunnen worden.

Maak hierover duidelijke afspraken en leg deze administratief goed vast, zodat je achteraf geen discussies krijgt met medewerkers of de Belastingdienst.

Medewerker op vakantie met een privéauto

Gaat je medewerker met een privéauto of huurauto op vakantie, dan loopt de bijtelling voor de auto van de zaak gewoon door. Dit verandert alleen als de medewerker de auto én de sleutels tijdens de vakantieperiode bij jou inlevert. Doet je medewerker dit, dan stopt de bijtelling tijdelijk. In deze periode kun je geen tankbonnen uit het buitenland in mindering brengen op de bijtelling, omdat de auto van de zaak niet wordt gebruikt.

Vaste en variabele reiskostenvergoeding tijdens vakantie

Reiskosten op declaratiebasis

Werk je met een variabele reiskostenvergoeding (declaratiebasis), dan vergoed je alleen de daadwerkelijk gemaakte zakelijke kilometers en woon-werkverkeer. Tijdens vakantie of verlof worden er geen zakelijke kilometers gemaakt, dus er is niets te declareren.

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

Veel werkgevers kiezen voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Bij korte afwezigheid, zoals vakantie, hoef je deze vergoeding niet aan te passen. De fiscale regels houden al rekening met verlofdagen. Pas als een medewerker langer dan zes weken afwezig is, mag je de vaste onbelaste reiskostenvergoeding niet meer doorbetalen. De vergoeding mag dan pas weer onbelast worden uitgekeerd vanaf de eerste dag van de maand na terugkeer.

Controleer altijd de afspraken in de CAO, het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst. Hierin kunnen aanvullende of afwijkende afspraken staan over het doorbetalen of stopzetten van de vaste reiskostenvergoeding tijdens afwezigheid. Zo voorkom je misverstanden en houd je grip op je personeelskosten.

Werken vanaf een andere locatie tijdens vakantie

Doordeweeks thuis of op een andere plek werken

Gaat je medewerker tijdelijk ergens anders heen en werkt hij of zij vanuit die locatie? Dan gelden de kilometers vanaf deze plek niet als woon-werkverkeer. Alleen als de medewerker op jouw verzoek onverwacht extra naar het werk moet komen, mag je die kilometers vergoeden. Incidentele afwijkingen hoef je niet mee te nemen in de vaste reiskostenvergoeding.

Woon-werkverkeer vanaf een andere verblijfplaats gedurende langere periode

Bij een langere periode kan een tijdelijke woonruimte als vaste verblijfplaats worden gezien. Dit is het geval als:

De medewerker zowel heen als terug reist binnen 24 uur naar de verblijfplaats anders dan het woonadres;
Of als aannemelijk is dat de reis is gemaakt vanwege het werk.

Reist de medewerker van het woonhuis naar de tijdelijke verblijfplaats, dan geldt dit als een privéreis. Omrijkilometers zijn dan niet van toepassing. Door hier als werkgever scherp op te zijn, voorkom je fiscale risico’s en houd je de kosten beheersbaar.

Fiscale regels en bedragen in 2025

Voor 2025 blijft de maximale onbelaste reiskostenvergoeding €0,23 per kilometer. Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke kilometers, ongeacht het vervoermiddel (auto, fiets, openbaar vervoer). Betaal je meer dan €0,23 per kilometer, dan wordt het meerdere als loon gezien en moet je daarover loonheffingen betalen.

Voor reizen met het openbaar vervoer mag je kiezen tussen het vergoeden van de werkelijke kosten (op basis van vervoersbewijzen) of het aantal gemaakte kilometers tot maximaal €0,23 per kilometer.

Praktische tips

Leg afspraken schriftelijk vast: zeker als je wilt afwijken van de standaardregels, bijvoorbeeld bij het verrekenen van buitenlandse tankbonnen met de bijtelling.

Controleer de kilometerregistratie: vooral bij een verklaring geen privégebruik is een sluitende registratie essentieel.
Wees alert op langdurige afwezigheid: zet de vaste reiskostenvergoeding tijdig stop bij langdurig verlof of ziekte.
Informeer medewerkers tijdig: zorg dat iedereen weet wat de regels zijn rondom het gebruik van de auto van de zaak tijdens vakanties.
Check de CAO of het personeelshandboek: hierin kunnen aanvullende of afwijkende afspraken staan over reiskostenvergoedingen.

Wil je zeker weten dat je alles goed regelt? Raadpleeg dan je salarisadministrateur of fiscaal adviseur. De Administratie helpt je graag bij het opstellen van beleid, het vastleggen van afspraken en het beantwoorden van specifieke vragen rondom reiskostenvergoedingen. Zo kun jij je focussen op ondernemen, terwijl wij zorgen dat alles fiscaal klopt.

Plan een online kennismaking in met De Administratie

Heb je behoefte aan extra ondersteuning bij jouw salarisadministratie, boekhouding of fiscale vraagstukken? Misschien is een samenwerking met ons iets voor jou. Plan een online kennismaking in en ontdek wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen.

AFSPRAAK INPLANNEN