Blog

Actuele berichten, handige tips en meer info over ons bedrijf.

17-02-2022

Waarom moet je bonnetjes bewaren en aanleveren?

Bonnetjes, bonnetjes en nog meer bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst. Loop jij er iedere maand weer tegenaan dat je nog niet alle bonnen van je zakelijke uitgaven hebt gedeeld en je boekhouder op je dak krijgt? We weten dat het vervelend is, maar we hebben ze nodig voor een goede administratie, zodat jij geen geld misloopt! We leggen je uit waarom je precies je bonnetjes moet bewaren en hoe je ‘t makkelijker voor jezelf maakt met een bonnetjes bewaren app.

Bonnetjes bewaren om geen geld mis te lopen en voor een actueel inzicht

Waarom is het zo belangrijk dat alle kassabonnen in je boekhouding verwerkt worden? Dat is simpel: zodat je je btw kunt terugvragen bij de Belastingdienst. Zonder bonnetjes kan dat niet en loop je dus geld mis. Door frequent aan te leveren, kan je boekhouder je boekhouding maandelijks netjes bijwerken en ervoor zorgen dat je precies krijgt waar je recht op hebt. Daarnaast krijg je in Exact Online een overzichtelijk inzicht in je uitgaven en inkomsten, maar de cijfers die je daar ziet kloppen pas als je administratie helemaal op orde en bijgewerkt is. En hoe actueler die cijfers, hoe sneller je boekhouder gekke situaties kan signaleren en indien nodig bij kan sturen of aan de bel trekt.

Wettelijke bewaarplicht bonnetjes Belastingdienst

Ieder bonnetje en iedere factuur die verwerkt wordt in je administratie, moet je zeven jaar bewaren. Voor papieren bonnetjes is het altijd slim om een digitale kopie op te slaan, omdat de inkt over een bepaalde periode nog wel eens wil vervagen. Bij de volgende diensten geldt een bewaartermijn van tien jaar:

elektronische diensten
telecommunicatiediensten
radio- en televisieomroepdiensten

Een match tussen bonnetje en uitgave maken

Dit is waar je boekhouder mee aan de slag gaat! In de meeste gevallen is er een koppeling tussen Exact Online en jouw bankrekening. In Exact kun je je bonnetjes digitaal bewaren. Op die manier zie je in de software al je inkomsten en uitgaven. Hier beheert je boekhouder jouw administratie en gaan we aan de slag met de bonnetjes, facturen en uitgaven. We maken handmatig een match tussen iedere uitgave en bon. Alles wat geen match heeft, moeten we oplossen, en dat is wanneer we je een documentverzoek sturen. Dat kan soms best irritant zijn, elke maand weer van die verzoeken in je inbox, maar we doen het echt voor jou!

Houd privé en zakelijk gescheiden

Omdat we in Exact Online kijken naar de inkomsten en uitgaven die binnenkomen via je zakelijke rekening, is het voor een goede boekhouding belangrijk dat je privé en zakelijke uitgaven gescheiden houdt. Zodra je via je privé rekening (of contant) zakelijke uitgaven doet, kan je boekhouder niet controleren of alle afschriften gedekt zijn. Heb je toch per ongeluk iets privé’s afgeschreven van je zakelijke rekening of andersom? Laat het je boekhouder weten, dan kan het juist verwerkt worden in je administratie.

Het jaar fiscaal netjes afsluiten

Na de laatste btw aangifte van het jaar, wordt het kalenderjaar fiscaal afgesloten. Mocht je daarna toch nog inkomsten of uitgaven moeten opvoeren, moeten er een suppletie aangifte worden ingediend: een correctie op een eerder ingediende aangifte. Houd er dan wel rekening mee dat het kan voorkomen dat je nog extra moet betalen aan de Belastingdienst.

Wat als je een bonnetje mist?

Dan kun je helaas geen btw meer terugkrijgen. Toch is het wel belangrijk dat je het meldt bij je boekhouder, zodat je geen documentverzoeken ontvangt en de kosten op een andere manier afgeschreven kunnen worden.

Maak het jezelf makkelijk met een bonnetjes bewaren app

Met de bonnetjes bewaren app van Exact Online upload je je bonnetjes in een handomdraai. Het is écht heel makkelijk, dus probeer jezelf aan te leren om het direct na ontvangst van een bon te doen. Zo voorkom je dat er gaten in je administratie vallen en kan je boekhouder sneller zijn of haar werk afronden!

Probeer dus altijd netjes alle bonnen en facturen aan te leveren, zodat je boekhouding goed bijgewerkt kan worden, je boekhouder goede analyses kan doen en, het allerbelangrijkste, je geen kosten en geld misloopt.