Werken met jong talent: zo pas je de scholieren- en studentenregeling toe

Als ondernemer weet je hoe waardevol scholieren en studenten kunnen zijn voor je bedrijf. Ze bieden flexibiliteit, kunnen piekmomenten opvangen en brengen vaak een frisse blik mee. Er is een fiscale regeling die het werken van scholieren en studenten aantrekkelijker maakt, zowel voor jou als werkgever als voor de jonge medewerker zelf: de scholieren- en studentenregeling. In dit artikel beschrijven we hoe je deze regeling toepast en waar je op moet letten.

Waarom is deze regeling interessant?

Normaal gesproken bereken je loonheffing per uitbetaalperiode, bijvoorbeeld per week of maand. Met deze regeling mag je het hele kwartaal als loontijdvak nemen. Daardoor worden heffingskortingen en belastingvrije bedragen over het kwartaal gespreid.
Dit is vooral gunstig als je scholieren of studenten onregelmatig inzet of niet elke week hetzelfde aantal uren werkt. Zo houd je het netto loon aantrekkelijk en voorkom je dat zij door te veel inhoudingen minder overhouden dan verwacht. Voor jou als ondernemer betekent dit een eenvoudige regeling waarmee je flexibel en kostenefficiënt kunt werken met jonge krachten.

Welke voorwaarden moet je controleren?

Je mag de scholieren- en studentenregeling alleen toepassen als je medewerker aan het begin van het kwartaal aan één van de volgende voorwaarden voldoet:

• De ouders of verzorgers van de scholier hebben recht op kinderbijslag in dat kwartaal.
• De student heeft recht op studiefinanciering of een tegemoetkoming studiekosten in dat kwartaal.
• Voor buitenlandse studenten geldt dat ze uit een EU/EER-land, IJsland, Noorwegen, Zwitserland of Liechtenstein komen en een geldige International Student Identity Card (ISIC) hebben.

Als je medewerker niet meer aan deze voorwaarden voldoet, mag je de regeling niet langer toepassen. Het is belangrijk dat je medewerker jou hierover informeert, zodat je de loonheffing correct kunt blijven verwerken. Dit voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan.

Wat moet je regelen qua administratie?

Je medewerker moet zelf een schriftelijk verzoek indienen om de regeling toe te passen. Dit kan via het officiële formulier van de Belastingdienst, maar een eigen schriftelijk verzoek is ook geldig. Zorg dat het verzoek in ieder geval de volgende gegevens bevat:

• De ingangsdatum van de regeling
• Het burgerservicenummer (BSN) of onderwijsnummer van de medewerker
• Een verklaring dat de medewerker aan de voorwaarden voldoet
• De wens om de regeling toe te passen
• Datum en handtekening van de medewerker

Je bent verplicht dit verzoek minimaal vijf jaar na het einde van het dienstverband te bewaren in je loonadministratie. Ook als je een nieuw verzoek ontvangt, moet je het oude formulier blijven bewaren. Een goede administratie voorkomt problemen bij een eventuele controle van de Belastingdienst.

Let ook op de loonheffingskorting
Je kunt de scholieren- en studentenregeling combineren met de loonheffingskorting, maar die korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast. Als je medewerker bij meerdere werkgevers werkt, moet hij of zij kiezen waar de korting wordt toegepast. Zo voorkom je dat er teveel korting wordt gegeven en dat de medewerker later moet bijbetalen.

Voordeel met de scholieren- en studentenregeling

De scholieren- en studentenregeling is dus een handig en waardevol instrument om jong talent aan je bedrijf te binden. Het zorgt voor fiscale voordelen, een hogere netto uitbetaling voor je medewerkers en een eenvoudige administratie voor jou.